3.3 Wstaw firmę do usług cyklicznych

Teraz przyszedł moment na wprowadzenie firm, którym będziemy wystawiali faktury cykliczne oraz usług jakie będą wystawiane. Wchodzimy w menu Ustaw firmy -> Ustaw firmę. Pokaże się nam okienko ustawiania firm, którym będziemy wystawiać usługi cykliczne.

Na początku to okienko jest oczywiście puste - bo żadna firma jeszcze nie jest obecna w naszych usługach. Ale tu właśnie decydujemy o większości ustawień w naszych firmach. Pierwszy z przycisków Dodaj wszystkie pozwala nam na dodanie wszystkich firm jakie są zdefiniowane na liście w programie MR FAKTURY PRO oczywiście możemy na niego nacisnąć, jeśli chcemy, aby wszystkie firmy znalazły się na liście bądź prawie wszystkie a te nieliczne jakie nie będą na tej liście skasujemy z tej listy za pomocą przycisku Usuń firmę

Po naciśnięciu przycisku wstaw wszystkie lub wstaw grupa - gdzie oczywiście wstawiamy tylko firmy należące do danej grupy pojawi się nam okienko

Pierwszy element Zacznij wystawiać od oznacza od kiedy będą wystawiane nasze faktury dla tych firm. Oczywiście ma to znaczenie tyko przy automatycznym wystawianiu faktur. Drugim elementem jest co jaki czas wystawiać. Tu możemy sobie ustawić z jaką częstotliwością będą wystawiane faktury. Najczęściej są one wystawiane co miesiąc, ale można sobie wyobrazić, że niektóre usługi wystawiane są co kwartał albo co inny okres. Domyślnie system przyjmuje, że faktury zaczynamy wypisywać od dnia dzisiejszego i co miesiąc, ale oczywiście możemy to zmienić. W opcjach zaawansowanych możemy zdecydować się, czy jeśli dane danej firmy już znajdują się na liście to chcemy je przepisać tymi nowymi danymi, Czy przy automatycznym tworzeniu faktur chcemy by był wysyłany mail do firmy lub osoby z kopią faktury - o ile w danych oczywiście mamy takiego maila, Czy chcemy zapisać oryginał faktury do katalogu - to, jeśli nasz program ma dostęp do katalogów użytkowników - dzięki czemu można automatyczne do nich wrzucać wystawione faktury. Można też wyobrazić sobie rozwiązanie pośrednie. Mamy przygotowaną strukturę katalogów naszych użytkowników na dysku lokalnym. Program wrzuca w odpowiednie katalogi faktury a potem programem ftp przepisujemy je do odpowiedniego katalogu klienta. Tu musimy jednak podać nazwę tego katalogu, jeśli chcemy by tam były faktury generowane. Ostatnia opcja to Drukuj kopię faktury na drukarce. Czyli program nam automatycznie wydrukuje kopię programu, gdy ta opcja jest zaznaczona. Należy się jednak dobrze zastanowić, czy chcemy mieć te opcje tu zaznaczone, bo te operacje możemy wykonać także po wystawieniu faktur i chyba są one wówczas wygodniejsze.

Jeśli wybierzemy przycisk dodaj firmę - to pojawi się nam okienko podobne do tego, jak gdy naciśniemy na przycisk Ustaw - służący do ustawiania danych danej firmy. Bo na razie wprowadziliśmy tylko to, że danym firmom chcemy wystawiać faktury - brak tak tego co dana faktura powinna zawierać.

Cześć opcji poznaliśmy już wcześniej. Jeśli je ustawiliśmy to teraz na danej firmie będą już ustawione - ale tu możemy dla każdej z nich je zmienić. Z ciekawszych opcji to dodatkowa nazwa usługi. Jest ona wykorzystywana wówczas, gdy dana firma ma dwie lub więcej faktur wystawianych cyklicznie. Np. przy wynajmie chce mieć osobne faktury za budynek A i osobne za budynek B. Wówczas, aby odróżnić oba wpisy dodajemy jakiś identyfikator do dodatkowej nazwy usługi i na liście ta firma może być dwa lub więcej razy. Oczywiście nie wpisujemy tam nic, jeśli firma jest tylko raz na liście.

Pod zestawem usług mamy możliwość zdefiniowania czy chcemy danej firmie wystawiać faktury czy tylko płatności. (Jeśli zaznaczymy Twórz fakturę – to będzie tworzona faktura – jeśli nie – będzie tworzona płatność – występuje tylko w długach)

Teraz możemy dodać pierwszą usługę dla naszego klienta. Po naciśnięciu na dodaj pojawi się nam standardowa lista towarów i usług. Po wybraniu jednej usługi pokaże się nam okienko jak poniżej

Tu możemy wybrać ilość usług i określić czy będziemy brali cenę z cennika czy z umowy. W przypadku zmiany poboru ceny pokaże się nam okienko

gdzie dodatkowo mamy miejsce, gdzie możemy wpisać cenę netto wynikającą z umowy pomiędzy klientem a nami. Cena z umowy jest wygodna wtedy, gdy dla danej usługi z każdą firmą są ustalane ceny indywidualnie. Np. usługi rozliczania firmy przez firmę obsługującą mogą zależeć od wynegocjowanej umowy.

Możemy oczywiście wybrać parę usług, które mają się pokazywać na fakturze. Za pomocą przycisków popraw i usuń możemy poprawić parametry usługi lub ją skasować.

Po naciśnięciu przycisku zapisz zapisujemy zmiany dokonane na fakturze a przyciskiem rezygnuj możemy zrezygnować z wprowadzania zmian i wyjść z wprowadzania usług.

W opcjach okienka ustawienia firm możemy jeszcze usunąć daną firmę z listy usług cyklicznych za pomocą przycisku usuń firmę lub usunąć całą grupę firm za pomocą usuń firmy z grupy. To miejsce będzie przez nas najczęściej odwiedzane ze względu na to, iż to tu ustawiamy usługi dla poszczególnych firm. Jest jeszcze jedna opcja import ustawień firm. Pozwala ona na import firm i ustawień na podstawie przygotowanego pliku tekstowego. Po naciśnięciu przycisku Import ustawień pojawi się nam okienko

Tu możemy zaimportować wszystkie firmy i usługi z nimi skojarzone do programu.