Coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się na wystawianie faktur za pośrednictwem dedykowanych programów. Korzystanie z nich wiąże się z wieloma zaletami i usprawnieniami, nic więc dziwnego, że osoby prowadzące swoje własne przedsiębiorstwo sięgają po dogodne rozwiązania umożliwiające im zwiększenie efektywności działań firmy. Zanim jednak te usprawnienia będzie można wdrożyć w struktury firmowe, trzeba podjąć decyzję – jaki program do faktur będzie dla nas najlepszy? Na rynku jest wiele interesujących propozycji, jednak nie są one w stu procentach uniwersalne pod kątem oczekiwań przedsiębiorców. Musimy zatem zrobić małe rozeznanie i zastanowić się, jakiego rodzaju aplikacji potrzebujemy. Na szczęście istnieje kilka pytań pomocniczych, które ułatwią nam zawężenie dostępnych opcji.
Niektórzy przedsiębiorcy preferują pracę w chmurze, inni natomiast wolą mieć swoje pliki i programy na własność, bez konieczności wysyłania dokumentów na zewnętrzne serwery. To pierwsze kryterium, które ułatwi nam podjęcie decyzji. W dalszej kolejności możemy zwrócić uwagę na stopień zaawansowania danej aplikacji. Program do magazynu nie musi oferować użytkownikom rozbudowanych opcji umożliwiających przeprowadzanie skomplikowanych operacji. Najczęściej podstawowe korekty do wystawionych już dokumentów w zupełności wystarczą.
Oprogramowanie do faktur a potrzeby przedsiębiorcy
Wybór tak istotnego programu nie może być przypadkowy, ale zawsze, kiedy chodzi o aplikacje komputerowe, użytkownikom zależy głównie na ich prostocie i intuicyjnym interfejsie. Zwróćmy jednak uwagę na to, czy jest ona na bieżąco aktualizowana i wspierana przez producentów – często bywa tak, że starsze wersje jednego programu tracą wsparcie developerów, przez co przestaje on być aktualny i nie jest dostosowywany do najnowszych zmian zachodzących w polskim prawie. Jeśli zajmujemy się prowadzeniem niewielkiego przedsiębiorstwa i zastanawiamy się, jaki program do fakturowania dla małej firmy wybrać, to dodatkowym atutem będzie wsparcie w obsłudze. Wiele oprogramowań skierowanych konkretnie do osób zaczynających swoją działalność wyposażona jest w tzw. bazę wiedzy oraz samouczki pozwalające na zapoznanie się z podstawowymi funkcjami aplikacji. Początkującym przedsiębiorcom z pewnością zdarzy się też od czasu do czasu popełnić błąd przy wypisywaniu faktur. Program powinien umożliwić korektę, aby w każdej chwili móc nanieś poprawki.
Dla początkujących i doświadczonych przedsiębiorców
Dla doświadczonych biznesmenów ograniczeniem może być limit wystawiania faktur. Na rynku istnieją programy z limitem na konkretną liczbę dokumentów w miesiącu. Niekiedy można go zwiększyć, ale nie każde oprogramowanie do faktur umożliwia ingerowanie w te opcje. Bywa, że nie da się jasno określić liczby faktur, które będziemy chcieli wystawić w danym miesiącu, zatem sztywna granica może okazać się nie lada problemem. Istotną sprawą jest też kwestia bezpieczeństwa. W programie fakturowym znajdują się dane dotyczące wielu transakcji, szukajmy więc takiego, który zagwarantuje nam odpowiedni system ochrony plików.
Na końcu zostaje jeszcze jedna, nie mniej ważna, kwestia – cena. W tym przypadku akurat nie mamy się o co martwić, ponieważ sumy, jakie trzeba przeznaczyć na odpowiedni program, są naprawdę przystępne i w zasięgu możliwości nawet początkujących przedsiębiorstw. Jeśli zatem udało nam się znaleźć oprogramowanie spełniające nasze oczekiwania, to nie powinniśmy zastanawiać się dwa razy, tylko zaopatrzyć w nie swoją firmę i usprawnić jedną z najważniejszych czynności księgowych, jakim jest fakturowanie.