Baner

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej nieodzownie kojarzy się z koniecznością prowadzenia niezbędnej dokumentacji. Jednym z jej przejawów jest oczywiście faktura – dokument będący poświadczeniem dokonania transakcji. Do niedawna była ona wyłącznie w wersji papierowej, dziś wiele przedsiębiorstw proponuje swoim kontrahentom faktury w formie elektronicznej. Rozwiązanie to jest oczywiście dużo wygodniejsze i ułatwia pracę obu stronom. Wielu osobom dokumenty te kojarzą się z nieprzyjemnymi obowiązkami urzędowo-administracyjnymi – właśnie dlatego szuka się rozwiązań, dzięki którym praca z fakturami mogłaby okazać się dużo bardziej intuicyjna. Świetnym sposobem będzie program do wystawiania faktur, który rzeczywiście może znacznie usprawnić tę część prowadzenia działalności. Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z możliwości i zalet gwarantowanych przez takie oprogramowania, więc zdecydowanie warto rzucić trochę światła na to zagadnienie i odpowiedzieć sobie na zadane w tytule pytanie.

Czym powinien charakteryzować się program do faktur?

Kwestie związane z księgowością zwykle przywodzą na myśl konieczność znajomości różnorodnych przepisów i ustaw. Właśnie dlatego dobry program do fakturowania powinien być napisany w taki sposób, aby był nie tylko funkcjonalny, ale również – prosty i intuicyjny w obsłudze. Dzięki przemyślanej strategii programistycznej można stworzyć oprogramowanie, które po prostu nie pozwala na popełnienie błędów wynikających z nieznajomości zasad czy przepisów. Jest to ważne również w kontekście kolejnej cechy, jaką prosty program do faktur powinien mieć. Chodzi tu mianowicie o uniwersalność. Zróżnicowanie tych dokumentów jest na tyle duże, że oprogramowanie powinno umożliwiać użytkownikowi wystawianie dokumentów dotyczących nie tylko sprzedaży czy kupna, ale również faktur zaliczkowych, korygujących, wewnętrznych itd. Jeśli program ma być funkcjonalny i, co ważniejsze, opłacalny, to nie może ograniczać się wyłącznie do wystawiania tych podstawowych.

W przypadku prowadzenia interesów z klientami zagranicznymi przyda się możliwość automatycznego przeliczania walut w odniesieniu do bieżących kursów. Warto uwzględnić tę opcję, jeśli profil naszej działalności wymaga kontaktów międzynarodowych. Na końcu powinniśmy zwrócić też uwagę na to, czy oprogramowanie, które nas interesuje, jest aktualne. Zmiany w przepisach zachodzą w polskim prawie stosunkowo często, zatem dobrze, jeśli aplikacja jest regularnie aktualizowana i wspierana przez producentów. Dobrym przykładem może być tu program do faktur JPK, czyli oprogramowanie dostosowane do zmian, które zaszły w przepisach od początku 2018 roku.

Programy do fakturowania – oszczędność czasu i pieniędzy

Wiemy już, czym powinien się charakteryzować dobry program fakturowy, więc warto jeszcze skupić się na jego dwóch fundamentalnych zaletach. Dzięki wdrożeniu tego rodzaju oprogramowania możemy zaoszczędzić zarówno pieniądze, jak i czas. Wiele – zwłaszcza większych – przedsiębiorstw wysyła każdego dnia po kilka, kilkanaście faktur, zatem przejście na model elektroniczny pozwoli zaoszczędzić kilka tysięcy złotych miesięcznie, co w skali roku już ma niemałe znaczenie. Profesjonalne źródła podają, że rocznie w Polsce wystawia się około 1,5 miliarda faktur, ale tylko 3% przedsiębiorców korzysta z elektronicznych rozwiązań. Widać zatem, że zapotrzebowanie na aplikacje usprawniające firmową księgowość jest ogromne i jak najbardziej warto na nich polegać. Zaoszczędzone pieniądze zawsze można zainwestować w reklamę czy premie dla pracowników, a dodatkowe godziny, których nie trzeba już spędzać na ręcznym wypełnianiu dokumentów – przeznaczyć na kontakty z klientami i obmyślanie nowych strategii.

Coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się na wystawianie faktur za pośrednictwem dedykowanych programów. Korzystanie z nich wiąże się z wieloma zaletami i usprawnieniami, nic więc dziwnego, że osoby prowadzące swoje własne przedsiębiorstwo sięgają po dogodne rozwiązania umożliwiające im zwiększenie efektywności działań firmy. Zanim jednak te usprawnienia będzie można wdrożyć w struktury firmowe, trzeba podjąć decyzję – jaki program do faktur będzie dla nas najlepszy? Na rynku jest wiele interesujących propozycji, jednak nie są one w stu procentach uniwersalne pod kątem oczekiwań przedsiębiorców. Musimy zatem zrobić małe rozeznanie i zastanowić się, jakiego rodzaju aplikacji potrzebujemy. Na szczęście istnieje kilka pytań pomocniczych, które ułatwią nam zawężenie dostępnych opcji.

Niektórzy przedsiębiorcy preferują pracę w chmurze, inni natomiast wolą mieć swoje pliki i programy na własność, bez konieczności wysyłania dokumentów na zewnętrzne serwery. To pierwsze kryterium, które ułatwi nam podjęcie decyzji. W dalszej kolejności możemy zwrócić uwagę na stopień zaawansowania danej aplikacji. Program do magazynu nie musi oferować użytkownikom rozbudowanych opcji umożliwiających przeprowadzanie skomplikowanych operacji. Najczęściej podstawowe korekty do wystawionych już dokumentów w zupełności wystarczą.

Oprogramowanie do faktur a potrzeby przedsiębiorcy

Wybór tak istotnego programu nie może być przypadkowy, ale zawsze, kiedy chodzi o aplikacje komputerowe, użytkownikom zależy głównie na ich prostocie i intuicyjnym interfejsie. Zwróćmy jednak uwagę na to, czy jest ona na bieżąco aktualizowana i wspierana przez producentów – często bywa tak, że starsze wersje jednego programu tracą wsparcie developerów, przez co przestaje on być aktualny i nie jest dostosowywany do najnowszych zmian zachodzących w polskim prawie. Jeśli zajmujemy się prowadzeniem niewielkiego przedsiębiorstwa i zastanawiamy się, jaki program do fakturowania dla małej firmy wybrać, to dodatkowym atutem będzie wsparcie w obsłudze. Wiele oprogramowań skierowanych konkretnie do osób zaczynających swoją działalność wyposażona jest w tzw. bazę wiedzy oraz samouczki pozwalające na zapoznanie się z podstawowymi funkcjami aplikacji. Początkującym przedsiębiorcom z pewnością zdarzy się też od czasu do czasu popełnić błąd przy wypisywaniu faktur. Program powinien umożliwić korektę, aby w każdej chwili móc nanieś poprawki.

Dla początkujących i doświadczonych przedsiębiorców

Dla doświadczonych biznesmenów ograniczeniem może być limit wystawiania faktur. Na rynku istnieją programy z limitem na konkretną liczbę dokumentów w miesiącu. Niekiedy można go zwiększyć, ale nie każde oprogramowanie do faktur umożliwia ingerowanie w te opcje. Bywa, że nie da się jasno określić liczby faktur, które będziemy chcieli wystawić w danym miesiącu, zatem sztywna granica może okazać się nie lada problemem. Istotną sprawą jest też kwestia bezpieczeństwa. W programie fakturowym znajdują się dane dotyczące wielu transakcji, szukajmy więc takiego, który zagwarantuje nam odpowiedni system ochrony plików.

Na końcu zostaje jeszcze jedna, nie mniej ważna, kwestia – cena. W tym przypadku akurat nie mamy się o co martwić, ponieważ sumy, jakie trzeba przeznaczyć na odpowiedni program, są naprawdę przystępne i w zasięgu możliwości nawet początkujących przedsiębiorstw. Jeśli zatem udało nam się znaleźć oprogramowanie spełniające nasze oczekiwania, to nie powinniśmy zastanawiać się dwa razy, tylko zaopatrzyć w nie swoją firmę i usprawnić jedną z najważniejszych czynności księgowych, jakim jest fakturowanie.