5.8 Korekty dokumentów sprzedaży
W przypadku, kiedy zachodzą jakieś sytuacje, kiedy towar zostaje zwrócony lub chcemy dać klientowi dodatkowy rabat za wcześniejsze spłacenie faktury wówczas zachodzi konieczność wykonania korekty faktury lub jej cofnięcia. Program posiada możliwość wystawienia takich dokumentów zarówno dla faktur jak i paragonów.
Wybierając menu Sprzedaż -> Korekta -> Faktur Pokaże się nam okienko z wyborem trzech opcji
- Korekta
- Cofnięcie faktury
- Zmiana o procent
W zasadzie to wszystkie z tych opcji są korektami faktury tylko ich działanie jest podyktowane większą wygodą dla użytkownika. Pierwsza opcja jest to korekta. Po wyborze tej opcji pokaże się nam okienko wyboru zakresu dat w jakim została wystawiona dana faktura. Po wybraniu zakresu dat pokaże się nam okienko z listą wystawionych wówczas faktur. Musimy wybrać fakturę, którą chcemy skorygować. Po naciśnięciu przycisku Wybierz pokaże się nam okienko:
Za pomocą przycisku Zmień <F6> możemy zmienić wartości danej linii faktury. Po naciśnięciu na ten przycisk pokaże się nam okienko:
Możemy w nim zmienić ilość towaru jaka zostanie zwrócona a także cenę towaru. Nie ma tu możliwości zmiany stawki VAT. Tę dokonujemy na liście towarów i usług. Jeśli wystawiliśmy towar ze złą stawką VAT to należy na liście towarów i usług zmienić stawkę VAT na właściwą. Wówczas przy otwarciu okienka korekty program da komunikat, iż nastąpiła zmiana stawki VAT dla usługi/towaru i poniżej będzie wymieniona nazwa towaru. Po czym będzie pytanie Czy mam wziąć nowe stawki z definicji towarów/usług? Jeśli naciśniemy na tak wówczas stawka VAT dla tego towaru/usługi na tej fakturze zostanie automatycznie skorygowana.
Za pomocą przycisku Kasuj na głównym okienku korekty możemy zwrócić towar/usługę z danej wskazywanej linii w całości. Możemy ręcznie wpisać podstawę korekty dla tef faktury korekcyjnej bądź wybrać ją z linii wyboru Inne standardowe możliwości kor. <F8>. Możemy także zmienić sposób płatności za pomocą wyboru <F9> Przycisk Zapisz <F2> zapisuje daną fakturę korekcyjną. Istotna uwaga jest taka, iż możemy dokonywać szereg korekt do danej faktury sprzedaży. Za każdym razem będą uwzględniane wcześniej dokonane korekty także jeśli zwrócono już np. część towaru z danej linii to w następnej korekcie można zwrócić tylko tę różnicę, która pozostała na fakturze. Nie można zwrócić znowu całości ilości z danej linii faktury.
Kiedy chcemy dokonać cofnięcia całej faktury to jest wszystkie towary/usługi wracają do klienta, wówczas najwygodniej jest skorzystać z opcji drugiej Cofnięcie faktury. Szczególnie jeśli faktura zawiera dużą ilość pozycji. Bo nie musimy klikać w poszczególne linie czy używać przycisku <F4> Cofnięcie także bierze pod uwagę wcześniejsze korekty jakie mogły być dokonane na tej fakturze.
Wygodną opcją w sytuacji, gdy chcemy dokonać korekty faktury o jakiś określony procent, bo na przykład taką mamy umowę, gdy klient zapłaci w terminie wówczas możemy skorzystać z 3 opcji menu Zmiana o procent. Mamy tu do dyspozycji tylko jedną opcję jak na obrazku poniżej:
Obok przycisku Zmień <F6> mamy pole, w które możemy wpisać procent o jaki wszystkie pola zostaną zmniejszone.
Możemy także w ten sam sposób korygować paragony. Należy wybrać opcję Sprzedaż -> Korekta -> Paragonów i tu mamy dwie opcje do wyboru Korekta paragonu lub cofnięcie paragonu. Korzystamy z nich w zależności od tego co chcemy zrobić. Jeśli chodzi o zmianę wartości sprzedaży poszczególnych linii bądź oddanie jednego lub więcej towarów - ale nie wszystkich wówczas korzystamy z opcji pierwszej (korekta) Jeśli chcemy anulować wszystkie sprzedaże z paragonu wówczas stosujemy opcję drugą (cofnięcie).
W przypadku cofnięcia paragonu mamy do dyspozycji jeszcze jedną opcję:
Tą opcją jest pole do zaznaczenia Błędnie wystawiona sprzedaż. Umożliwia to późniejsze wydrukowanie listy takich błędnie wystawionych paragonów.