Prowadzenie własnej działalności gospodarczej nieodzownie kojarzy się z koniecznością prowadzenia niezbędnej dokumentacji. Jednym z jej przejawów jest oczywiście faktura – dokument będący poświadczeniem dokonania transakcji. Do niedawna była ona wyłącznie w wersji papierowej, dziś wiele przedsiębiorstw proponuje swoim kontrahentom faktury w formie elektronicznej. Rozwiązanie to jest oczywiście dużo wygodniejsze i ułatwia pracę obu stronom. Wielu osobom dokumenty te kojarzą się z nieprzyjemnymi obowiązkami urzędowo-administracyjnymi – właśnie dlatego szuka się rozwiązań, dzięki którym praca z fakturami mogłaby okazać się dużo bardziej intuicyjna. Świetnym sposobem będzie program do wystawiania faktur, który rzeczywiście może znacznie usprawnić tę część prowadzenia działalności. Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z możliwości i zalet gwarantowanych przez takie oprogramowania, więc zdecydowanie warto rzucić trochę światła na to zagadnienie i odpowiedzieć sobie na zadane w tytule pytanie.

Czym powinien charakteryzować się program do faktur?

Kwestie związane z księgowością zwykle przywodzą na myśl konieczność znajomości różnorodnych przepisów i ustaw. Właśnie dlatego dobry program do fakturowania powinien być napisany w taki sposób, aby był nie tylko funkcjonalny, ale również – prosty i intuicyjny w obsłudze. Dzięki przemyślanej strategii programistycznej można stworzyć oprogramowanie, które po prostu nie pozwala na popełnienie błędów wynikających z nieznajomości zasad czy przepisów. Jest to ważne również w kontekście kolejnej cechy, jaką prosty program do faktur powinien mieć. Chodzi tu mianowicie o uniwersalność. Zróżnicowanie tych dokumentów jest na tyle duże, że oprogramowanie powinno umożliwiać użytkownikowi wystawianie dokumentów dotyczących nie tylko sprzedaży czy kupna, ale również faktur zaliczkowych, korygujących, wewnętrznych itd. Jeśli program ma być funkcjonalny i, co ważniejsze, opłacalny, to nie może ograniczać się wyłącznie do wystawiania tych podstawowych.

W przypadku prowadzenia interesów z klientami zagranicznymi przyda się możliwość automatycznego przeliczania walut w odniesieniu do bieżących kursów. Warto uwzględnić tę opcję, jeśli profil naszej działalności wymaga kontaktów międzynarodowych. Na końcu powinniśmy zwrócić też uwagę na to, czy oprogramowanie, które nas interesuje, jest aktualne. Zmiany w przepisach zachodzą w polskim prawie stosunkowo często, zatem dobrze, jeśli aplikacja jest regularnie aktualizowana i wspierana przez producentów. Dobrym przykładem może być tu program do faktur JPK, czyli oprogramowanie dostosowane do zmian, które zaszły w przepisach od początku 2018 roku.

Programy do fakturowania – oszczędność czasu i pieniędzy

Wiemy już, czym powinien się charakteryzować dobry program fakturowy, więc warto jeszcze skupić się na jego dwóch fundamentalnych zaletach. Dzięki wdrożeniu tego rodzaju oprogramowania możemy zaoszczędzić zarówno pieniądze, jak i czas. Wiele – zwłaszcza większych – przedsiębiorstw wysyła każdego dnia po kilka, kilkanaście faktur, zatem przejście na model elektroniczny pozwoli zaoszczędzić kilka tysięcy złotych miesięcznie, co w skali roku już ma niemałe znaczenie. Profesjonalne źródła podają, że rocznie w Polsce wystawia się około 1,5 miliarda faktur, ale tylko 3% przedsiębiorców korzysta z elektronicznych rozwiązań. Widać zatem, że zapotrzebowanie na aplikacje usprawniające firmową księgowość jest ogromne i jak najbardziej warto na nich polegać. Zaoszczędzone pieniądze zawsze można zainwestować w reklamę czy premie dla pracowników, a dodatkowe godziny, których nie trzeba już spędzać na ręcznym wypełnianiu dokumentów – przeznaczyć na kontakty z klientami i obmyślanie nowych strategii.