Baner

4.3 Odbiorcy i dostawcy (ewidencja firm)

Aby zobaczyć lub zdefiniować nowego klienta w programie możemy posłużyć się menu Sprzedaż -> Ewidencja odbiorców lub Dostawa -> Ewidencja dostawców lub użyć ikonki na winiecie programu.

Tu na obrazku powyżej mamy zaznaczoną na czerwono ikonkę wyboru listy firm. Po wybraniu odpowiedniej opcji pokaże się nam okienko:

Jego wygląd i ilość przycisków mogą odbiegać od tego co widzimy na rysunku powyżej, gdyż to zależy od włączonych w danej chwili opcji. Gdy zaczynamy pracę z programem nie mamy zdefiniowanych żadnych firm. Aby dodać jakiegoś klienta do listy należy kliknąć na przycisk Dodaj firmę lub klawisz funkcyjny F3. Po tym pokaże się nam okienko:

Musimy w tym okienku wpisać przynajmniej wszystkie dane wystarczające do wystawienia faktury. W polu Nazwa firmy (nazwisko i imię) wprowadzamy nazwę firmy dla firm lub imię i nazwisko dla osób fizycznych. W polu tym możemy wpisać do 70 znaków. To czy jest to firma czy osoba fizyczna wybieramy w polu Typ VAT. Jest to bardzo ważne, bo od tego zależy jaka faktura zostanie wygenerowana. Ponadto w przypadku firm obowiązkowe jest wpisanie NIP-u podczas gdy dla osób fizycznych nie wpisujemy tam nic. Standardowo też dla firm faktury są wystawiane od wartości netto a dla osób fizycznych od wartości brutto.

Nazwa firmy musi być unikalna (nie może się powtarzać) w bazie danych. Jednak może się zdarzyć, że firma a częściej osoba fizyczna nazywa się tak samo. Wówczas możemy skorzystać z prostego mechanizmu dodawania znaku ~ a po nim możemy dodać jakiś wyróżnik w postaci np adresu. Np mamy już zdefiniowanego Jana Michalskiego - wówczas, jeśli chcemy zdefiniować następnego możemy wpisać w polu nazwa firmy: Jan Michalski ~ Duża 15 Wszystko co znajduje się po tyldzie nie bezie drukowane na fakturze a nam łatwiej będzie zidentyfikować tego Jana Michalskiego po nazwie i adresie.

W polu Nazwa dodatkowa możemy wpisać wszystko to co nie zmieściło się nam w nazwie firmy. W przypadku firm czasem są dosyć długie nazwy i dlatego można wpisać je właśnie tutaj. Ponadto można tu wpisać cały adres firmy. Nie jest to jednak opcja zalecana. Wówczas musi być zaznaczone Nie sprawdzaj kodu.  Program wtedy nie będzie sprawdzał poprawności wpisania adresu do programu. Opcja ta jest przydatna przy szybkim kopiowaniu danych firmy. Jednak z doświadczenia wynika, że oszczędność czasu nie jest duża a ten sposób może wprowadzać problemy.

W polu Skrót nazwy możemy wprowadzić skrót nazwy firmy, który ułatwi nam wyszukiwanie firmy po krótkiej nazwie. Zazwyczaj stosuje się to rozwiązanie w przypadku jakiś stałych klientów, którym często wystawia się dokumenty. Pole to ograniczone jest do 12 znaków.

Pole Numer firmy pokazuje nam komputerowy numer firmy jaki nadawany jest firmie w momencie jej utworzenia. Skład się on zawsze z nazwy NK00 następnie jest numer w komputerze po czym dwie ostatnie cyfry to suma kontrolna. Tym numerem można posługiwać się i przekazywać go klientom np w przypadku faktur terminowych. Jeśli klient umieści go także w swoim przelewie to program MR PRZELEWY może automatycznie łatwo zidentyfikować danego klienta. Numer ten może być drukowany też na fakturach.

W polu Adres firmy musimy wpisać dane adresowe naszego klienta. Program posiada możliwość automatycznego odgadywania miejscowości na podstawie kodu pocztowego. Możemy także naciskając przycisk Ust. wybrać daną miejscowość i zdefiniować ją w naszej bazie danych, jeśli jej nie ma na liście - tak by nie było potrzeby za następnym razem jej wpisywać i by była ona automatycznie sama wpisywana po podaniu kodu.

Musimy też zaznaczyć czy dany klient jest Dostawcą lub/i Odbiorcą Wówczas firma ta będzie pojawiała się na odpowiedniej liście Dostawców lub Odbiorców.

W polu NIP musimy wprowadzić NIP naszego odbiorcy. Zasada ta nie obowiązuje dla osób fizycznych bądź rolników. Program ma wbudowany algorytm sprawdzania numerów NIP. W przypadku nieprawidłowego numeru NIP program zwraca uwagę na nieprawidłowy numer NIP. W nielicznych przypadkach numer ten może być jednak prawidłowy. Jeśli program przy zapisie danych zapyta się nas Czy chcemy poprawić dane wówczas należy nacisnąć na Nie i dana firma zostanie zapisana. 

W przypadku firm spoza Polski musimy wybrać w pierwszej kolejności kraj po to by można było wpisać NIP a także adres firmy (kod pocztowy nie zawiera wtedy restrykcji jakie są przewidziane dla Polski - 5 znaków) Naciskamy wówczas na przycisk oznaczony <F6> - pokaże się nam okienko z listą krajów. Po wybraniu odpowiedniego kraju możemy już wprowadzić NIP jaki obowiązuje w danym kraju - lub dla kraju spoza Unii jakiś inny obowiązujący tam identyfikator bądź pozostawić to pole puste.

Wpisując do pola Szukaj wg nazwy znaki znajdujące się w kraju - program wyfiltruje nam kraje, które zawierają te znaki. Szybko możemy znaleźć szukany kraj. A w danych firmy pokaże nam się nazwa i skrót wybranego kraju. Program sam też ustawi odpowiednio czy jest to kraj należący do Unii czy też spoza. Zmieni się też zestaw prezentowanych danych Pokaże się nam dodatkowa informacja, która w momencie wystawiania faktury posłuży programowi do decyzji jaką fakturę ma wystawić - krajową, wewnątrzwspólnotowa dostawa czy faktura eksportowa. Dzięki czemu wystarczy jedno menu do wystawiania faktur.

 

 

Ulicatu wpisujemy nazwę ulicy razem ze skrótem np: ul. Mała 12/5 Po naciśnięciu przycisku <Enter> program sam rozdzieli numer domu i numer mieszkania i umieści je w osobnych polach. Dlatego też należy używać znaku "/" jako znaku separatora pomiędzy numerem domu a mieszkania, jeśli występuje w adresie numer mieszkania. Nie należy używać symbolu "m." jako symbolu mieszkania, bo program tego nie rozróżni.

W polach Telefon, Fax Nazwa banku, numer konta możemy wpisać odpowiednie informacje, które byłyby nam przydatne np przy płaceniu za faktury terminowe od naszych dostawców, gdyby przypadkowo informacja o koncie nie była dostępna na ich fakturach. Warto wpisywać numery telefonów dla osób fizycznych, bo możemy znajdować daną firmę po numerze telefonu co jest o tyle wygodne, że na ogół każdy pamięta swój numer telefonu.  

Nazwa cennika - tu wybieramy cennik jakie będzie obowiązywał dla tej firmy. Mamy do dyspozycji do 253 cenników. Program zawsze pobiera ceny z cennika tu ustawionego dla tej firmy. Jeśli naciśniemy na przycisk <..> wówczas pojawi się nam lista cenników i możemy wybrać ten jaki będzie obowiązywał naszą firmę. Domyślnie zawsze ustawiany jest cennik pierwszy (domyślny).

Płatność - możemy zmienić sposób płatności jaki będzie obowiązywał daną firmę. Po naciśnięciu na przycisk <..> pojawi się nam okienko z listą zdefiniowanych przez nas płatności. Wybieramy nas interesująca i możemy ustawić ją dla tej firmy.

Rabat - tu ustalamy rabat jaki będzie obowiązywał dla tej firmy na wszystkie towary - chyba że mamy włączony Rabat Indywidualny - wówczas może on modyfikować rabat dla poszczególnej grupy lub towaru. Więcej informacji na temat tego rabatu znajduje się w rozdziale 4.3.1

Uwagi - Tu możemy wpisać dowolny tekst będący uwagą na temat tej firmy. Np odnośnie do płatności itp.

Email - można wpisać tu adres email i za pomocą przycisku <...> wywołać domyślnego klienta poczty i program sam wpisze ten adres do tego klienta, aby wysłać email. To pole powinno być wypełnione, jeśli chcemy automatycznie wysyłać maile z programu. 

Następną zakładką jest Dane dodatkowe. Po kliknięciu na nią pokaże się nam okienko

U góry mamy dane które są konieczne do wpisania w przypadku tworzenia faktur RR. Żeby wypisywać faktury RR należy włączyć sobie w Administracja -> Ustawienia systemowe Wystawiaj faktury sprzedaży RR. Dany kontrahent musi też mieć zaznaczone pole Rolnik i należy uzupełnić dane właściciela dowodu osobistego.

W przypadku, kiedy adres firmy jest inny niż adres korespondencyjny możemy Zaznaczyć opcję Do adresowania kopert użyj tego adresu i uzupełnić adres korespondencyjny Mamy tu też dostęp do odrębnego maila, który skojarzony jest z adresem korespondencyjnym.

Uwagi o firmie - możemy tu wpisać dowolne uwagi na temat firmy.

Mamy też zakładkę Cechy - po jej wybraniu okienko będzie wyglądało następująco:

Cechy to są napisy jakie możemy przypisać do danej firmy. Można je wykorzystać przy wystawianiu dokumentów WZ. Na przykład firma ma różne zakłady, które rozliczają się osobno. Można wtedy rozdzielić zamianę WZ na fakturę tak by wystawić osobne faktury dla poszczególnych zakładów i umieścić informację na fakturze nazwę danej cechy, która tu będzie nazwą zakładu.

Możemy także przypisać dla danej firmy specjalny format wydruku faktury. Na przykład dla niektórych firm chcemy drukować faktury wraz z wydrukiem przelewu. I tu możemy wybrać zamiast standardowego wydruku - wydruk z przelewem.

Grupa dla firm jest obecnie używana w Usługach Cyklicznych. Poprzez przydzielenie danej firmy do grupy możemy wówczas dokonywać operacji dla wszystkich firm z danej grupy. 

Ostatnią zakładką jest zakładka Płatności

W polu Płatność mamy zdefiniowaną formę płatności jaka będzie obowiązywała dla tej firmy. Możemy sobie ją zmienić za pomocą przycisku <...>. Jeśli wystawiamy fakturę ta płatność pojawi się nam na fakturze.

Jeśli mamy włączoną opcję Włącz obsługę zezwoleń (w Administracja -> Ustawienia systemowe) dla firm możemy w łatwy i szybki sposób ustalać restrykcje na firmę odnośnie do wystawiania faktur terminowych. Pierwsze pole jednorazowe - oznacza, że firma uzyskuje jednorazowo możliwość otrzymania faktury kredytowej lub WZ-ki kredytowej o ile jedno z pól poniżej jest zaznaczone. Po wystawieniu faktury terminowej wszystkie pola tutaj są zerowane i wystawienie następnej faktury terminowej lub WZ-ki jest niemożliwe.   W przypadku niezaznaczenia pola jednorazowe a zaznaczeniu pola Kredyt - faktury terminowe mogą być wystawiane bez ograniczeń. Podobnie jest z WZ kredyt. To rozwiązanie jest bardzo wygodne w przypadku zatrudniania personelu do wystawiania faktur a właściciel chce mieć pełną kontrolę nad tym kto dostaje fakturę terminową.

Zakaz płatności terminowej – blokuje sprzedaż terminową dla danej firmy. Możliwa jest tylko sprzedaż gotówkowa. Opcja ta jest prostsza niż ta opisana powyżej.

Maksymalna wartość kredytu - możemy określić jaką wartość kredytu może osiągnąć dana firma. Jeśli poziom ten jest przekroczony wówczas nie będzie możliwe wystawienie faktury z odroczoną płatnością. Jeśli wartość tam ustawiona wynosi 0 oznacza to, iż nie została ustalona i brak restrykcji w tym zakresie.

Maksymalna liczba dni spóźnienia - tu możemy określić do jakiej liczby dni przekraczającej termin zapłaty są jeszcze wystawiane faktury terminowe. Jeśli mamy ustawione - 1 oznacza to, iż nie ma restrykcji w tym względzie. Jeśli jest powyżej to po przekroczeniu limitu dni nie będzie możliwe wystawienie nowej faktury terminowej.

Nie twórz not odsetkowych dla tej firmy - nie będzie tworzona nota odsetkowa dla tej firmy. Niektóre firmy, mimo iż spóźniają się z płatnościami to jednak są dla nas cenne i nie ma potrzeby ich dodatkowo zniechęcać. Dla takich firm jest ta opcja.  

Za pomocą przycisku Zapisz <F2> zapisujemy dane firmy na listę naszych kontrahentów.

Oczywiście program także dostarcza mechanizmy szybkiego dotarcia do szukanego kontrahenta. Poniżej listy z firmami mamy szereg przycisków, za pomocą których możemy ustawić w jaki sposób chcemy szukać daną firmę.  Jeśli wybierzemy przycisk wg nazwy <F7> To wpisując początek nazwy program będzie pokazywał listę kontrahentów, których początek nazwy jest taki sam jaki wpisaliśmy. Identycznie można szukać firmy po skrócie nazwy czy wg NIP-u. Możemy także jeśli mamy włączoną obsługę rejestracji samochodowych szukać daną firmę po rejestracji samochodowej. (Wg Rejestr<F10>) Oznaczenie Num daje nam możliwość szukania według numeracji jaką dla firmy ustalił program. Jednak często to nie wystarcza choćby dlatego iż firmy mają podobne nazwy - w szczególności początki nazw. Dla takich przypadków istnieje opcja Znajdź. Jeśli wybierzemy ten przycisk pokaże się nam okienko:

 

Tu w tym przykładzie szukaliśmy firmy, która mieści się w Gliwicach i Zawiera fragment nazwy Kow. Możemy tu wprowadzić dwa fragmenty nazw, miasto i adres pod jakim mieści się firma. Oczywiście jeśli chodzi o adres wystarczy podać część adresu. Wyszukane firmy są prezentowane w okienku, gdzie możemy także naciskając na przycisk Szczegóły <F9> zobaczyć bardziej szczegółowe dane firmy. Wybór firmy następuje po naciśnięciu przycisku Wybierz <Enter>.

Przycisk <csv> służy nam do wyeksportowania danych kontrahentów do pliku typu csv, który może być łatwo odczytany przez Excel lub inny arkusz kalkulacyjny np darmowy z LibreOffice.

Jeśli mamy ustawioną opcję z Administracja -> Użytkownicy i tu w danych użytkownika Kasuj odbiorcę/dostawcę wówczas w okienku wyświetlany jest także przycisk Kasuj, którym możemy "skasować" daną firmę. Polega to na tym, iż nie będzie ona widoczna na liście - chyba że zaznaczymy Pok. skasowane wówczas te skasowane firmy będą widoczne na czerwono. Możemy także od kasować daną firmę poprzez próbę jej skasowania, gdy jest widoczna na czerwono. Dobrą praktyką jest, jeśli firma zmienia adres skasować ją i wprowadzić na nowo z nowym adresem. Wówczas z ewidencji faktur będzie się nam ona poprawnie wyświetlała na starych fakturach.